Erilaisilla toiminnan- ja laadunohjausjärjestelmillä varmistetaan yrityksissä laadukkaan toiminnan toteutuminen vaihtelevin kriteerein ja arvoasteikoin. Laatujärjestelmiä löytyy monia erilaisia, niin alakohtaisesti räätälöityjä kuin toimialarajat ylittäviä standardeja. Voivatko toisistaan hieman eroavat laatujärjestelmästandardit oppia jotakin toisiltaan, ja voiko esimerkiksi Rakentamisen laatu, eli RALA hyödyntää yrityksissä, jotka noudattavat ISO 9001 -standardia?
Tutustuminen RALAan
Kävin äskettäin tutustumassa rakennusalan yritykseen, jossa on innokkaasti ja menestyksekkäästi otettu RALA, eli rakentamisen laatu -kriteerit käyttöön. Yrityksen arvoissa ja toimintakulttuurissa näkyy jokaisella tasolla, että asiakkaalle annetut laatulupaukset otetaan tosissaan ja jatkuvaa kehittämistä innovoidaan suurella sydämellä.
Yritys, johon kävin tutustumassa, on Nurmijärven Muurarit Oy. Yrityksessä oli juuri tuloillaan RALAn vuosiauditointi, ja päätimme yhdessä käydä RALAn “Rakentaminen ja asentaminen” -arviointiperusteet läpi sekä vertailla niitä minun ydintyökaluuni, eli ISO 9001:2015 Laadunhallinta – kansainväliseen standardiin. Seuraavissa kappaleissa käsitellään RALAn ja ISO 9001- standardin yhteneväisyyksiä ja eroavaisuuksia.
Yhteenveto kiireiselle lukijalle (RALAn käyttäjä):
- Laadi laatupolitiikka ja laatutavoitteet - anna arvolupaus asiakkaillesi
- Määritä strategia yrityksellesi, kuinka aiot lunastaa antamasi lupaukset
- Ota toiminnassasi huomioon muutkin kuin henkilöstö- ja kalustoresurssit. Huomioi esimerkiksi osaaminen, tilat, ohjelmistot, laitteet ja kuljetus
- Varmista, ettei tieto ja osaaminen karkaa yrityksestäsi ulos
- Hyödynnä ISO 9001 jatkuvan parantamisen ohjeistusta
Bonusvinkki: Luo hyvät ja pitkäaikaiset suhteet asiakkaisiin, toimittajiin ja alihankkijoihin. Liiketoiminta rakentuu aina suhdetoiminnan varaan.
Yhteenveto kiireiselle lukijalle (projektitoimittajat):
- Luo RALAn arviointiperusteiden pohjalta projektitoimituksen check-list ja vaikkapa itsearviointilomake!
- Kiinnitä huomiota suhteiden hoitamiseen kaikkien tärkeiden sidosryhmien osalta.
Seuraavaksi käymme RALAn ja ISO 9001 -laadunhallintajärjestelmien eroavaisuuksia ja yhteneväisyyksiä läpi.
Laatujärjestelmä on myös johtamisjärjestelmä
Johtamisen osa-alueella RALAn arviointiperusteiden mukaan yritykseltä vaaditaan sekä pitkän aikavälin että vuositason päämääriä, ja että yritys on tunnistanut toimintaympäristön muutostrendejä.
Yrityksessä tulee olla määriteltynä organisaatiorakenteet, roolit ja vastuut. Lisäksi tulee määritellä valtuudet, sijaisuudet sekä resurssienhallinnan menettelytavat. Johtamisen osa-alueessa vaadittiin, että yritys on määritellyt viestinnän menettelytapoja ja sisäisten auditointien suorittamista.
Samoja vaatimuksia löytyy ISO 9001-standardissa, hieman eri tavoin ilmaistuna.
Yhteneväisyydet ja eroavaisuudet
Molemmissa painotetaan tavoitteiden asetantaa, toiminnan seurantaa näyttöön perustuvan tiedon perusteella, asioihin reagoimista, sekä jatkokehittämistoimien tärkeyttä.
ISO 9001 on asettanut asiakaskeskeisyyden vaatimuksen heti standardin alkuun. ISO 9001 asettaa vaatimuksen luoda yritykselle laatupolitiikan, jonka tulee sopia yrityksen tarkoitukseen ja tuettava yrityksen strategiaa. Näitä vaatimuksia ei RALA ei aseta.
Resurssienhallinta varmistaa yrityksen toimintakyvyn
Resurssit ovat yrityksen voimavarat ja niinpä molemmissa vaatimuksissa painotetaan henkilöstön osaamista ja pätevyyttä. Jos yritys käyttää pelkkää RALAa, nostaisin mukaan ISO 9001-vaatimuksen yrityksen tietopääoman säilyttämisestä. Toisin sanoen: kuinka yrityksessä varmistetaan, ettei yritykseen kerääntynyt hiljainen tieto, taidot ja osaaminen häviä yrityksestä henkilökunnan vaihtuvuuden mukana.
RALA ottaa tulkintani mukaan melko kevyesti kantaa yrityksen muihin resursseihin kuin henkilöstöresursseihin – vain kalusto ja välineistö on mainittuna vaatimuksissa. ISO 9001 asettaa vaatimuksia myös rakennuksiin, laitteistoihin, ohjelmistoihin ja kuljetusresursseihin sekä tieto- ja viestintätekniikkaan.
Yhteneväisyydet ja eroavaisuudet
ISO 9001 asettaa myös vaatimuksia toimintaympäristöön siten, että sen tulee olla syrjimätön ja rauhallinen, työhyvinvointia edistävä sekä fysikaalisilta tekijöitään soveltuva ympäristö työntekoon. Toisaalta RALAn yksi ydintehtävistä on ohjata yritystä täyttämään tilaajavastuulain vaatimukset, mihin taas ISO 9001 ei ota suoranaisesti kantaa, johtuen kansainvälisyydestään. Siitä syystä se ei pysty ohjaamaan laatujärjestelmän rakentamista yhtä tarkasti.
RALAn osalta resursseissa määritellään myös mittaamisesta ja mittausten jäljitettävyydestä sekä viestinnästä ja siitä, kuinka dokumentoitua tietoa hallitaan ja ylläpidetään.
Vanhat ja villit dokumentit muodostavat riskin
RALAn käyttäjille suosittelenkin, että varsinkin dokumenttien hallintaan kiinnitettäisiin huomiota, sillä esimerkiksi vanhan sopimuspohjan, työohjeen tai tarkastuspöytäkirjan käyttäminen voi aiheuttaa yritykselle merkittäviä operatiivisia, maine- ja sopimusteknisiä riskejä. Tällaiset riskit ovat helposti hallittavissa sillä, että dokumentteihin lisätään luontipäivämäärät ja versiointitiedot sekä huolehditaan, että vain yksi – se uusin versio – on käytettävissä.
Tarjous – toimitusprosessin laatu
RALAn kriteereissä on hieman tarkemmalla tasolla kuvailtu, kuinka tarjouksia, sopimuksia ja hankintoja tulisi hallita. Myös ISO 9001 ohjeistaa kattavasti alihankintaa ja ostotoimintaa, ja lisäksi määrittelee, että yrityksen tulee tunnistaa ja kuvata kriittiset prosessit. Ainoastaan suunnittelu ja ostotoiminta sekä lopputuotteen tai -palvelun vaatimukset ovat yksilöity tarkemmin RALA-standardissa – ISO 9001 käyttäjille annetaan toimialasta riippumattoman rakenteen vuoksi hieman yleisemmän tason kriteerit.
RALAssa oli ohjeistettu seuraamaan ja käsittelemään poikkeamia sekä reklamaatioita, mutta ISO 9001 antaisi näidenkin toimintojen kehittämiseen enemmän ohjeistusta ja vaatimuksia.
Ota huomioon muutkin prosessit
RALA-sertifioidun yrityksen kannattaa kiinnittää huomiota myös RALA-kriteeristössä mainitsemattomiin prosesseihin. ISO 9001 -vaatimukset ohjaavat sujuvaan prosessinhallintaan selkeästi, joista RALAa käyttävät yritykset hyötyisivät.
Kummassakaan vaatimuslistassa ei ole mainittu ostotoiminnassa erittäin tärkeää puolta – suhdetoimintaa, joka mielestäni on ehdoton edellytys toimitusketjun kehittämisessä. ISO 9001 kyllä vaatii, että yrityksen tulisi määritellä, kuinka toimittajan kanssa vuorovaikutusta tulee ohjata, mutta tämä vaatimus tulkitaan hyvin usein enemmän rajoittavaksi kuin yhteistyökumppanuutta tukevaksi vaatimukseksi.
Projektitoiminnan toimintajärjestelmävaatimukset
Tämä osio on hyvin alakohtaiseksi laadittu vaatimuslistaus RALA-kriteereissä. Tästä osiota voisivat kaikki ISO 9001 -standardia käyttävät, projektitoimintaa tekevät yritykset ottaa mallia, koska ISO 9001 ei anna näin hyviä eväitä projektinohjaukseen. Toki samat asiat on esitetty myös ISO 9001 standardissa, mutta yleisemmällä tasolla, eikä näin helposti käytäntöön sovellettavana. Kuitenkin, jos ISO 9001:2015 standardin kriteeristöä hyödyntää prosessien suunnittelussa ja kuvaamisessa, tullaan hyvin samanlaiseen lopputulokseen.
RALA listaa tarkalla tasolla tarvittavan projektidokumentaation, minkä avulla projektitoimintaa on helppo suunnitella ja hallita. Kriteeristön perusteella voi helposti luoda vaikkapa tarkastuslistan tai itsearviointilomakkeen soveltuvin muutoksin.
Lopullinen hyöty yritykselle
Yhteenvetona voidaan siis todeta, että molemmat, erinomaiset toiminnanohjausjärjestelmät voivat täydentää toisiaan hienosti. Kun yritykset sitoutuvat jatkuvaan parantamiseen, haluavat hallita omia prosessejaan sekä saada varmuutta oman organisaationsa toiminnasta, kannattaa toiminnan kehittämistä pohtia molempien järjestelmien kautta.
Tutustumalla eri toimialojen yritysten tapaan täyttää asiakkaidensa odotuksia, voi oppia, mitä uutta yrityksen prosesseissa tulisi ottaa huomioon, että se toimisi läpi organisaation laadukkaasti, asiakaskeskeisesti ja riskit halliten.
Eri toiminnan- ja laadunohjausjärjestelmät voivat täydentää toisiaan
Vertailun jälkeen on syytä kiteyttää laatujärjestelmän tärkeys organisaatioissa yleensä. Oli kyseessä iso tai pieni yritys, laatujärjestelmän avulla se pystyy suunnittelemaan ja tarkkailemaan omia prosessejaan ja järjestelmiensä toimivuutta sekä varmistamaan laadukkaan lopputuloksen asiakastyössä. Sertifioinnin myötä yritys saa luotettavan todistuksen siitä, että koko organisaation toiminta pyrkii jatkuvaan parantamiseen sekä toimii sen kaikilla osa-alueilla laatustandardien mukaisesti.
Mikä RALA?
Rakentamisen laatu, eli RALA, on rakennusalan yritysten toiminnan- ja laadunohjausjärjestelmä. RALA-sertifiointia voi hakea sellainen yritys, joka täyttää RALAn arviointiperusteet yrityksen johtamisen, kehittämisen, resurssien, tarjous-, sopimus- ja hankintatoiminnan sekä projektitoiminnan osa-alueilla. RALA-sertifiointiin on hiljattain lisätty myös ympäristöhallinnan vaatimukset. RALA-sertifikaatti uusitaan vuoden välein.
RALAn arviointiperusteet on tiivis ja helposti omaksuttava vaatimuspaketti, jonka noudattamisella yritys saa rakennettua itselleen oivallisen laatujärjestelmän. RALA on laadittu ISO 9001 -standardin pohjalta, mutta mukailtu ja tiivistetty rakennusalalle käytettäväksi.
RALAn noudattaminen ISO 9001 -sertifioidussa, tai muutoin vaatimukset täyttävässä yrityksessä voi tuoda uusia ajatuksia laadun kehittämiseen, varsinkin projektimaisten palveluiden tuottajilla.
Mikä ISO 9001?
ISO 9001:2015 on yli toimialarajojen menevä toiminnan- ja laadunohjausjärjestelmä, joka asettaa erilaisia tarkasteltavia laatuvaatimuksia yritykselle. Toimialariippumattomuuden myötä ISO 9001 on sovellettavissa monipuolisesti prosessien toimivuuden tarkasteluun.
Standardin kriteereiden täyttämisestä voi näytöksi hankkia sertifikaatin, joka on kansainvälisesti tunnettu osoitus siitä, että yritys onnistuu prosesseissaan ja asiakaskeskeisyydessään. ISO 9001 standardin neljä suurinta osa-aluetta ovat suunnittelu, toiminta, arviointi ja kehittäminen. ISO 9001:2015 standardiin voit tutustua Suomen Standardoimisliiton sivuilla.
Ota yhteyttä, kerromme sinulle lisää laatujärjestelmistä!
Lähteitä
Puumalainen Jukka, 2020: Haastattelu. Nurmijärven Muurarit Oy
Rakentamisen Laatu Ry 2020: RALA arviointiperusteet 2020 Ympäristö ja laatu, urakointi.
SFS-EN ISO 9001:2015 Laadunhallintajärjestelmät. Vaatimukset.
Suomen standarditoimisto
Asiasisältö ja taustatyö: Annika Oksala
Toimitus ja sisällöntuotanto: Riina Kruut
