Toimivan työpajan raamit

Työpaja, workshop, yhteiskehittäminen – Työpajatyöskentelyllä on monta nimeä ja olemme huomanneet, että sisältö ja toiminnan tarkoitus vaihtelee paljon riippuen tekijästä.  Me puhumme paljon oivalluttamisesta ja yhteisen tekemisen sekä yhteiskehittämisen puolesta. Työpaja on meillä yksi toiminnan muoto, joka avulla pääsemme oivalluttamaan työyhteisöt yhdessä ratkaisemaan työssä ilmeneviä haasteita.

Pidämme yhteistyössä asiakkaiden kanssa tärkeänä sitä, että emme toimi ulkopuolisena neuvojana tai käskijänä, vaan opastamme ja autamme yrityksiä löytämään ainekset kehittymiseen ja muutokseen oman organisaation sisältä. Tällainen työskentelytapa vaatii vahvan yhteistyön lisäksi asiakasyrityksen oman sisäisen yhteistyön edistämistä.

Työpaja mahdollistaa työskentelyn yhdessä muiden kanssa sovitun tavoitteen eteen ja työn lopputulos syntyy ryhmän yhteisestä ponnistelusta. Sen lisäksi, että työpaja antaa mahdollisuuden vaikuttaa ja osallistua, yhteistyö usein lisää myös ymmärrystä toiminnan laajemmasta kokonaisuudesta. Esimerkiksi asiakaspalvelukokonaisuus on  monen eri tekijän yhteinen prosessi, jota ei voida kehittää tunnistamatta ensin kokonaisuutta.

Prosessin tunnistamiseen, kuvaamiseen ja kehittämiseen tarvitaan eri vaiheissa työskenteleviä ammattilaisia. Eri vaiheiden näkyväksi tekeminen auttaa näkemään, millä tavalla oma toiminta vaikuttaa tapahtumaketjuun. Ja näkyväksi myös sen, miten muutokset ketjussa vaikuttavat kokonaisuuteen. Prosessipaja on yksi monista työpajoistamme.

Yhteiskehittämistä voidaan tehdä myös muilla menetelmillä, nyt kuitenkin perehdymme tarkemmin työpajatyöskentelyyn.

Mikä siis on työpaja?

Työpaja on ennalta määritelty tapaaminen, josssa on selkeä suunta, ennalta määritelty prosessi valmistelusta aina materiaalin hyödyntämiseen saakka. Ja oleellista on, että paikalla on oikeat ihmiset.

Hyvä työpaja rakennetaan siten, että se ottaa huomioon erilaisten osallistujien yksilölliset tavat osallistua ja sisäistää uusia asioita. Tätä varten käytössä on monenlaisia työkaluja (esim. me-we-us). Käytettävät menetelmät valitaan sen mukaan, millaisen asian äärellä ollaan ja mitä ollaan kehittämässä.

Työpajasta myös syntyy aina jotain konkreettista tulosta, jonka hyödyntäminen ja jatkojalostaminen tulisi ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Työpajassa on aina pyrkimys päästä ennalta määriteltyyn tavoitteeseen sovitussa ajassa. Puolessa päivässä saadaan jo asioita aikaiseksi, laajemmat kokonaisuudet vaativat useamman päivän työskentelyn.

Työpajassa työskennellessä tärkeitä ovat kokemukset ja ajatukset mielipiteiden takana. Ympäristön ja tunnelman tulisi olla sellainen, että se herättelee katsomaan asioita oman ympyrän ulkopuolta. Olemme yksilöinä erilaisia ja myös omien ajatusten ja ideoiden muodostumiseen tarvitaan eri määrä aikaa. Toisin sanoen, mitä vaikeampi on aihe, sen tärkeämpää on antaa osallistujille mahdollisuus virittäytyä aiheeseen jo etukäteen.

Seuraavaksi lisää näistä hyvän työpajan tärkeistä elementeistä:

• fasilitointi ja menetelmät
• oikeat ihmiset ja vuorovaikutus
• selkeä tavoite
• hyvin suunniteltu prosessi

Työpaja tarvitsee hyvän fasilitoinnin ja oikeanlaiset menetelmät

Onnistunut työpaja vaatii hyvän fasilitoinnin. Fasilitoijaa voidaan pitää neutraalina ohjaajana, joka ei ota kantaa asiasisältöön, mutta toimii aktiivisesti auttamalla osallistujia loistamaan ja osallistumaan yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi. Työpajan aikana fasilitoija huolehtii ja motivoi, että aikataulu pysyy kasassa ja keskustelu sovitun aiheen ympärillä.

Fasilitoinnin merkitys muodostuu siitä, että osallistujat voivat keskittyä täysin aiheeseen ja tavoitteeseen. Omissa pajoissamme työpajan materiaalin yhteenveto kuuluu yleensä aina fasilitoijalle.

Työpajoissa hyödynnetään usein erilaisia menetelmiä, kysymyksiä ja näkökulman vaihtamista tavoitteen edistämiseksi tai ongelman ratkaisemiseksi. Valmiita menetelmiä löytyy lukuisia ja usein niitä räätälöidään sopiviksi tarkoitusta varten. Jos kiinnostuit menetelmistä, monia yhteiskehittämisen toimintamalleja löytyy esimerkiksi Innokylän yhteiskehittämisen ja tiedon jakamisen sivustolla.  Pääset lukemaan työpajoissa hyödynnettävistä menetelmistä täältä.

Menetelmät eivät ole itse tarkoitus, vaan huomio kannattaa pitää tavoitteessa; mitä työpajalla halutaan tuottaa ja saada aikaan. Tavoitteen saavuttamiseksi osallistujien motivointi ja avoimen ja turvallisen ilmapiirin luominen kuuluu keskeisenä fasilitoijan rooliin. Hyvä valmistelu ja suunnittelu on kaiken lähtökohta.

Työpaja voidaan toteuttaa tuottavasti sekä etä-, lähi- että hybridi -toteutuksena. Kannattaa myös muistaa, että jossain tilanteissa tehtävät, kyselyt tms. joiden tekeminen onnistuu myös oman aikataulun mukaan ennen tai jälkeen työpajan, lisäävät osallistujien mahdollisuuksia ja yksilöllistä tuottavuutta.

Työpaja herää eloon oikeilla ihmisillä ja avoimella vuorovaikutuksella

Työpajoissa keskeisenä ovat oikeat ihmiset ja vuorovaikutus. Riippuen tavoitteista, osallistujat voivat olla saman tiimin jäseniä, asiakkaita tai ihmisiä saman projektin eri sidosryhmästä. Osallistujat valitaan aina sen mukaan, minkä joukon mielipiteet ja ideat ovat keskeisiä tavoitteen näkökulmasta. On siis tärkeää, että mukana ovat oikeat ihmiset.

Työpajan keskeisiä asioita ovat vuorovaikutus ja avoimuus. Eri näkökulmien kohtaaminen avoimessa, mutta johdetussa ympäristössä, tuottaa uusia ajatuksia ja oivalluksia. Parhaimmillaan isokin ryhmä saadaan tuottamaan arvokasta sisältöä eri näkökulmista yhtä aikaa. Onnistunut työpaja lisää myös vuorovaikutusta ja sitouttaa työyhteisöä muutokseen.

Työpajan parasta antia on mahdollisuus pysähtyä oikealla porukalla sellaisten tärkeiden asioiden äärelle, joihin ei arjessa välttämättä muuten löytyisi yhteistä aikaa. Usein kokoonnutaan myös ryhmänä, joka ei välttämättä muuten kokoonnu yhdessä. Työpajassa käytettävien menetelmien ja kysymyksien käyttö edesauttaa vuorovaikutusta ja tavoitetta kohti kulkevaa prosessia. Esimerkiksi vapaan keskustelun ongelma usein on, että siinä päädytään esittämään voimakkaasi omia mielipiteitä. Usein myös puheenvuorot eivät jakaannu tasapuolisesti. Tämä tilanne on tuttu kaikille.

Mielipiteiden ongelma on usein siinä, että ne ovat tunnepitoisia ja lähtöisin yksipuolisesti oman kokemuksen tai näkemyksen kautta. Mitä vahvempi tunne on, sen vaikeampaa on nähdä oman laatikon ulkopuolelle ja ottaa vastaan muiden tunnepitoisia mielipiteitä.

Työpaja ilman selkää tavoitetta on kuin kilpajuoksu ilman maalia

Usein tehokkainta ja tuottavinta on uppoutua syvällisemmin yhteen aiheeseen kerralla. Työpaja siis tarvitsee selkeän tavoitteen ja tarkoituksen: Miksi työpaja järjestetään? Mihin asiaan haetaan ratkaisua tai mitä kehitetään? Hyvä työpaja voi tuottaa ideoita, konsepteja, tunnistettuja riskejä, tietoa, uusia näkemyksiä, prosessikuvauksia, ratkaisuja – muutoksen avaimia. Joskus riittää yksi työpaja, suuremman kokonaisuuden kanssa työskennellään useammassa erässä.

Hyvin suunniteltu ja johdettu prosessi on työpajan a ja o

Työpajan hyödyntäminen on osa isompaa prosessia. Työpajatyöskentely ei siis itsessään tuo lisäarvoa, jollei siinä ole tavoitetta ja taustalla todellista tarvetta viedä jotain asiaa eteenpäin. Kannattaa vastata ennen työpajaan ryhtymistä ainakin kysymyksiin:

• Miksi työpaja järjestetään, mikä on tavoite?
• Mitä kokonaisuutta tämä yrityksessämme edistää?
• Millainen materiaali palvelee tavoitetta ja miten tietoa hyödynnetään yrityksessä?
• Kuka on vastuuhenkilö tiedon hyödyntämisessä työpajan jälkeen?
• Mistä tiedetään, että työpaja on onnistunut?

Huolehdimme omissa työpajoissamme, että ne on suunniteltu huolellisesti tarvetta ja tavoitetta varten. Kokoamme myös työpajassa tuotetut materiaalit. Usein työpajamme kuuluvat osana laajempaa kehittämistyötä, jolloin olemme myös mukana viemässä työpajan antia eteenpäin. Esimerkiksi prosessipajoissa olemme usein myös mukana prosessien toimivuuden mittaamisen ja jatkuvan kehittämisen mallin sisäistämisessä yrityskulttuuriin.

Työpaja – mahdollisuudet ja vaatimukset

Työpaja ei ole simsalabim-taikatyökalu ongelmien ratkaisuun, mutta yksi tapa rakentaa yhteistyötä ja tavoitteellista, tasa-arvoista työskentelyä ryhmässä. Onnistuakseen työpaja tarvitsee hyvän johtamisen, toteutuksen ja organisoinnin lisäksi myös motivoituneita osallistujia. Motivaatiolle kannattaa siis antaa muutama ajatus ennen prosessiin ryhtymistä.

Toinen tärkeä puoli on pohtia, miten työpajojen lopputulokset saadaan mahdollisimman hyvin hyödynnetyksi yrityksen toimintaan. Ilman hyvää johtamista ja suunnittelua loistavat ideat ja löydökset jäävät pelkästään paperille ja ajatuksen tasolle.

Parhaimmillaan työyhteisön yhteinen kehittäminen lisää yksilötasolla motivaatiota ja työn merkityksellisyyttä sekä vie yrityksen toimintaa rakentavasti eteenpäin.

Kirjoittanut ja toimittanut: Silja Elonheimo