Mitä, milloin ja kenelle – laatujärjestelmä pähkinänkuoressa

Minkä kokoisella yrityksellä tulisi olla laatujärjestelmä? 

Yksinkertainen vastaus yksinkertaiseen kysymykseen. Kaiken kokoisilla yrityksillä olisi hyvä olla laatujärjestelmä ja ainakin jonkinlainen käsitys toimista, millä päästään yrityksen prosesseissa laadukkaaseen lopputulokseen. Laatujärjestelmä – tuo raskaalta ja kuormittavalta kuulostava sanahirviö.

Se tuo ensisijaisesti mieleen tuhansia tunteja auditorioissa istumista, kalvosulkeisia järjestävän konsultin käsittämätöntä jargonia ja koko organisaation pitkäjänteistä omistautumista asialle. Voit huokaista helpotuksesta.

Vain osa tästä on totta. Laatujärjestelmää ei tarvitse toteuttaa aina täysin formaalina ja sertifioituna järjestelmänä, mutta koko henkilöstön omistautumista toimiviin prosesseihin kuitenkin tarvitaan. 

Mistä tiedän vastaanko odotuksiin laadusta? 

Riippumatta yrityksen toimialasta tai koosta, jokaisella yrityksellä tulisi olla selkeä palvelu- ja toiminta-ajatus siitä, mitä ollaan tekemässä. Toiminta-ajatusta ja prosesseja kannattaa miettiä myös yksinyrittäjänä. Tärkeintä se on silloin, kun tehdään yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa ja samaa soppaa on keittämässä useampi kokki. Saadaksesi runkoa toiminta-ajatukselle, puhuttele yritystäsi seuraavilla kysymyksillä:

Pystyitkö vastaamaan kysymyksiin? Näiden herättelevien kysymysten avulla, yrityksissä on helpompi määritellä, minkä tasoista laatua tulisi tuottaa. Kun arvot, toiminta-ajatus ja kohdeyleisö ovat selvillä sekä kaikkien sidosryhmien odotukset tiedossa, on seuraava askel helpompi ottaa. Seuraavassa vaiheessa määritellään, miten nämä odotukset voitaisiin täyttää. Niin kartoittaminen ja pohtiminen kuin itse prosessien parantaminen laadun takaamiseksi voidaan kaikki toteuttaa yhteistyössä asiantuntijan kanssa. Laatujärjestelmän sommittelu olemassa oleviin prosesseihin lähtee aina yrityksen tarpeen analysoimisesta. Joskus tilanne voi olla jopa se, että ennen kuin kaivetaan standardien mukaisia vaatimuksia esille, aloitetaan laittamalla peruspalikat yrityksen prosesseissa kuntoon. 

Milloin tarvitaan sertifioitua laatujärjestelmää?

Laatujärjestelmän sertifioinnilla tarkoitetaan tuotteen, palvelun tai vaikka prosessin tarkastelua tietyn kriteeristön läpi. Mikäli yrityksessä täytetään standardien mukaiset vaatimukset, voidaan yritykselle hakea sertifikaattia, mikä on osoitus luotettavasta, turvallisesta yrityksestä, joka on kiinnostunut kehittämään toimintaansa jatkuvan parantamisen keinoin. Sertifikaatin hankkiminen ei ole kuitenkaan aina pakollista, vaikka laatujärjestelmää lähdettäisiin viemään yrityksessä läpi muutoin. On olemassa kuitenkin sellaisia tilanteita, jossa sertifikaattia saatetaan edellyttää.

Markkinointi- ja kilpailuvaltti

Sertifioitu laatujärjestelmä on oivallinen vipuvoima markkinoinnissa. Yritys voi sertifikaatin avulla markkinoida itseään luotettavana toimijana, ja pyrkiä tällä tavoin erottautumaan kilpailijoistaan. Kovan kilpailun toimialoilla voi olla liiketoiminnallinen etu hakea sertifikaattia. Kilpailutilanteessa yritys, joka voi osoittaa erinomaisuutensa riippumattoman osapuolen arvioinnin avulla, on varmasti etulyöntiasemassa.

Tottumus toimialalla

Erilaisilla toimialoilla sertifiointi saattaa olla toimialalle syntynyt normi. Esimerkiksi teollisuuden alalla on jo enemmän sääntö kuin poikkeus, että yrityksen toimintojen tulee täyttää ISO 9001:2015 – kriteerit.

Toimintaketjun edellytys

Jos asiakkaallasi on sertifioitu laatujärjestelmä, on asiakkaasi silloin velvollinen vaatimaan korkeaa kyvykkyyttä, riskienhallintaa ja luotettavuutta myös toimittajiltaan. Tällöin alihankintaketjussa oleva pienempi yritys voi tarvita sertifioidun laatujärjestelmän.

Arvon kasvattaminen

Yrityskaupasta haaveilevalle sertifikaatti on hyvä myyntivaltti. Se saattaa vaikuttaa merkittävästi yrityksen arvoon. Lisäksi tulevan ostajan on helpompi jatkaa yrityksessä, mikäli siellä on jo valmiiksi selkeä ja hyvä toimintajärjestelmä.

Mikäli toimit sellaisella toimialalla, missä sertifiointi ei ole toimialan vaatimusten mukainen normi, ei sertifikaattia välttämättä kannata hankkia. Sertifikaatti voi edesauttaa lakien, direktiivien ja asetuksien vaatimusten täyttämisessä, mutta tärkeämpää on, että jokainen yritys laatii itselleen hyödyllisen ja pätevän laatujärjestelmän, joka tukee monipuolisesti yrityksen omaa liiketoimintaa.

Milloin laatujärjestelmä kannattaa rakentaa?

Laatua kannattaa alkaa miettimään jo yrityksen syntyvaiheessa. Silloin kun prosessit ja toimintamallit eivät ole vielä rakentuneet ja rutinoituneet, on hyvä hetki aloittaa työstämään niistä heti toimivia. On helpompaa laatia laadunhallintajärjestelmä silloin, kun toiminta on vielä yksinkertaista. Samalla laatujärjestelmä elää ja kasvaa yrityksen mukana sekä yrityksessä työskentelevät ihmiset oppivat luodut toimintamenetelmät samalla, kun kasvavat myös itse tärkeäksi osaksi toimivaa prosessia.  

Joskus kuitenkin käy niin, että toiminta lähtee vauhdikkaasti eteenpäin, ei laadukkaita toimintamalleja ehditä suunnitella, saati ottaa käyttöön. Siinä tapauksessa toiseksi paras hetki laatujärjestelmän rakentamisen aloittamiseksi on nyt. Vaikka yritys painaa eteenpäin täyttä höyryä tai on jo vanhempi ja vakaampi, on silti muutosten tekeminen mahdollista ja usein toivottua. 

Vanhemmissa yrityksissä muutos vain saattaa ottaa asettuakseen hieman pidemmän ajan. Muutoksen liikkeelle laittamiseksi voi ainoastaan kääriä hihat ja ryhtyä tarkastelemaan laadunhallintaa ja prosessien toimivuutta. 

Jotta muutoksesta tulisi positiivinen, laatujärjestelmä pitää aina suhteuttaa yrityksen tarpeeseen. Liian raskasta laatujärjestelmää on turha istuttaa pieneen yritykseen. Sopivimman ratkaisun saat, kun lähdet kehittämään toimintaa yhdessä asiantuntijan kanssa! 

Kuka voi rakentaa laatujärjestelmän? 

Yritykset, jotka ottavat käyttöön laatujärjestelmän, pyrkivät siis varmistamaan näiden toiminnan- ja laadunohjausjärjestelmien avulla omaa pätevyyttään ja tehokkuuttaan omissa toimintaprosesseissaan. Yritysten omien prosessien parhaat asiantuntijat istuvat luonnollisesti yrityksen palkkalistoilla. Parhaimmat tulokset laatujärjestelmän rakentamiseen saadaan, kun prosessien toimivuutta parannellaan yhdessä laatujärjestelmistä vastaavien toimijoiden kanssa. 

Sinä voit olla mukana rakentamassa yrityksesi laatujärjestelmää. Me kaikki voimme! On tärkeää tiedostaa, että laadukkaan tekemisen tuominen yritykseen ei ole oikeasti vaikeaa. Itse asiassa laatujärjestelmään liittyvät seikat ovat hyvinkin maalaisjärjellä perusteltavia asioita. 

Aloittaminen voi tuntua vaikealta, jos kokemusta laatujärjestelmistä ei ole entuudestaan. Kokeneemman laatuihmisen apu voi tulla tarpeeseen esimerkiksi silloin, kun aloitat käymään ISO 9001:2015-standardin tarkastuslistaa läpi. Ymmärrät varmasti omista prosesseistasi enemmän kuin kukaan ulkopuolinen, mutta ulkopuolinen voi auttaa sinua hahmottamaan, millä keinoin prosesseista saisi toimivampia.  

Laatujärjestelmässä hankalinta ei ole luoda prosesseja tai dokumentteja, vaan hankalinta on saada tehtyä laatujärjestelmästä yritystä palveleva kokonaisuus. Laatujärjestelmä kannattaa laatia yhdessä yrityksen johdon, mutta ennen kaikkea työntekijöiden kanssa, sillä rakentamisvaiheen aikana ihmiset oppivat, innostuvat yhdessä kehittämisestä ja ottavat herkemmin käyttöön uudenlaisia toimintatapoja. 

Suositukseni onkin, että ulkopuolista apua käyttäessäsi, sitoudut itse mukaan laatujärjestelmän rakentamiseen sekä varmistat, että myös henkilöstösi pääsee osallistumaan. Päälle liimattu laatujärjestelmä pakettiratkaisuna ei palvele ketään pitkässä juoksussa. Laatujärjestelmä pitää sitoa aidosti yrityksen toimintamenetelmiin ja se pitää aina rakentaa yrityksen näköiseksi. 

Milloin laatujärjestelmä on valmis?  

Tämä on hieman sama asia kysyisi, milloin yrityksesi on valmis? Asiakkaiden tarpeet muuttuvat ja markkina muuttuu. Ihmiset, ympäristö ja teknologia muuttuu. Näiden väistämättömien muutosten vuoksi ajaudutaan kerta toisensa jälkeen uudistumisen äärelle yrityksen ydintoiminnoissa ja liiketoiminnan kehittämisessä.

Täysin samalla tavalla prosesseihin sidottu laadunhallintajärjestelmä elää yrityksen muiden toimintojen ja prosessien kehittämisen mukana. Yrityksen ja sen henkilöstön täytyy oppia elinkaarensa aikana valtavasti uutta, ja tähän perustuukin jatkuvan parantamisen ajattelu.  

Laatujärjestelmä ei ole koskaan valmis. Se saadaan alun rakentamisvaiheen jälkeen saatettua ylläpitotilaan, mutta sen jälkeen järjestelmä vaatii hoitamista, päivittämistä ja mukauttamista yrityksen tarpeisiin. 

Laatujärjestelmän rakennusvaiheen kesto riippuu paljon yrityksestä. Mitä enemmän laatujärjestelmän parissa voidaan käyttää aikaa, sitä paremmin voidaan varmistua sen istuvuudesta yrityksen tarpeeseen. Pikaprojektit ovat mahdollisia, mutta jäävät usein vajavaisiksi, eikä esimerkiksi pelkän yhden osan ratkaiseminen tuo vastausta kaikkiin prosessien osa-alueisiin.  

Tilanteessa, jossa yrityksessä ei ole valmiina minkäänlaisia prosesseja, eli toisin sanoen jokaisella tekijällä on oma tapansa tuottaa lopputulos, aloitetaan laatujärjestelmän rakentaminen tavoitteiden määrittelystä. 

Kun yrityksessä tunnistetaan yhteiset tavoitteet, alkaa prosessien suunnittelu ja laatiminen. Käytäntöön vietyjä prosesseja ja niiden toimivuutta seurataan. Prosesseja testataan huolellisesti ennen kuin lopulliset toimintamallien muutokset lyödään lukkoon.

Tämä vie aikaa, mutta toisaalta ei kuormita normaaliarjessa raskaasti. Lisäksi tällainen lähestymistapa antaa myös aikaa yrityksessä työskenteleville ihmisille kehittää omaa työskentelyään ja sopeutua uuteen normaaliin. Näin voidaan pikkuhiljaa tärkeysjärjestyksessä pala palalta liittää toimintoja laatujärjestelmään ja samalla oppia koko organisaationa yhdessä uutta ajatusmallia.  

Mikä on laatujärjestelmän hinta? 

Laatujärjestelmä on aina räätälöity paketti yrityksen tarpeisiin. Hintaan vaikuttavia tekijöitä on erilaisia ja yritys voi omien tarpeidensa perusteella arvioida laatujärjestelmän kustannusta. Lopullinen hintalappu muodostuu seuraavista tekijöistä: 

Heräsikö mielenkiinto prosessien ja laadukkaan tekemisen parantamiseksi? Jos haluat tietää, miten yrityksessänne voisi rakentaa teitä parhaiten palvelevan laatujärjestelmän, ja mitä se maksaisi, voit jättää yhteydenottopyynnön helposti laatutäti Annikalle!

Lisätietoa laatujärjestelmästä? Kyllä löytyy!
Tutustu Mitä sinulle tulee mieleen sanasta laatu -blogissa siihen, mitä eri ulottuvuuksia laatu käsittää yrityksissä!

Asiasisältö ja taustatyö: Annika Oksala

Toimitus ja sisällöntuotanto: Riina Kruut