Laatusuunnitelma on urakan onnistumisen käsikirja

Huolellisesti laadittu laatusuunnitelma ottaa huomioon urakkatyön riskit monipuolisesti. Riskienhallintakeinot kuvataan laatusuunnitelmassa siten, kuin niitä aidosti urakoinnin aikana käytetään.

Laatusuunnitelma ei siis ole asiakirja, jossa maalataan kauniita asioita ja ideaalisia toimintatapoja. Tarkoituksena on yksinkertaisella tavalla osoittaa työntekijöille, tilaajalle ja alihankkijoille juuri ne toimenpiteet, mitä urakkakohtaisesti tehdään.

Kerromme tässä blogissa laatusuunnitelman osa-alueista sekä millaista pohdintaa ja suunnittelua laatusuunnitelman laatiminen vaatii. Lukemisen jälkeen tiedät myös, mistä saat apua, jos oma aikasi ei juuri nyt riitä tähän työhön.

Laatusuunnitelma kirkastaa viestintää urakan osapuolten kesken

Urakoinnin aikainen tiedonkulku on tärkeä huomioida yhtenä mahdollisista kompastuskivistä. Kommunikaatiokatkokset ovat valitettavan yleisiä sekä aiheuttavat turhaa sählinkiä ja riesaa. Urakan laatusuunnitelmaan tunnistetaan ensin keskeiset sidosryhmät. Ne ovat eri osapuolia, jotka tavalla tai toisella osallistuvat urakkaan tai urakointi vaikuttaa heidän elämään.

Urakoinnin toteuttamisen kokoonpanot voivat olla hyvin erilaisia riippuen projektista. Porukka saattaa olla vakiintunut ja vaihtuvuus pientä, jolloin myös viestintäkäytännöt pääsevät vakiintumaan. Useimmiten vähintään tilaaja vaihtuu. Jos urakassa hyödynnetään alihankkijoita, niin muuttuvia tekijöitä on yhä enemmän.

Urakan palaverikäytännöt, ilmoitusvelvoitteet ja ajankohdat, käytettävät viestintäkanavat sekä kommunikaatio kriisitilanteissa on hyvä miettiä siis etukäteen ja kirjata ylös. Tällöin kaikilla osapuolilla on selkeä kuva, kuinka juuri tässä urakassa aiotaan kommunikoida.

Laatusuunnitelma avaa resurssienhallinnan sisällön

Henkilöstöresurssit

Henkilöstöresurssien huomioiminen on keskeinen osa urakan laadun toteutumista. On tärkeää tunnistaa laatusuunnitelmaan kriittiset resurssit ja niiden hallintakeinot. Henkilöstöresurssit muodostuvat työvoimasta eli henkilöstöresursseista ja alihankkijoista sekä heidän osaamisestaan ja saatavuuden varmistamisesta.

Jos henkilöstösuunnittelu ei ole kunnossa, urakan toteutukseen liittyy riskejä niin työn laadukkuuden kuin projektin keskeytymiseen tai aikataulun myöhästymiseen liittyen. Poikkeava aikataulu voi aiheuttaa jo itsessään kuluja myöhästymissakkojen muodossa muiden riskien kuten maineen ja asiakkaiden menettämisen lisäksi.

Laatusuunnitelmaan kirjattavia aiheita ovat henkilöstön perehdyttämissuunnitelmat ja kuinka varmistetaan, että työntekijöillä on voimassa tarvittavat pätevyydet. Myös varahenkilökäytännöt on syytä kirjata ylös – jotta teillä on selkeä toimintamalli, kuinka toimitaan yllättävien ja äkillisten poissaolojen suhteen.

Kalusto

Koneet, laitteet, välineet (työkalut ja ohjelmistot), materiaalit ja raaka-aineet muodostavat toisen tärkeän resurssikokonaisuuden.

Koneisiin ja laitteisiin liittyy useita riskejä. Koneet ja laitteet tulisi saada työmaalle oikea-aikaisesti, niiden pitäisi olla toimintavarmoja ja turvallisia käyttää. Konerikon lisäksi, koneiden ja laitteiden käyttöön voi liittyä ilkivallan uhka yöaikana, öljyvuoto tai tulipaloriski rikkoutumistapauksissa sekä muita työturvallisuus- ja ympäristöriskejä.

Laatusuunnitelmaan tuleekin siis kuvata monipuolisesti, mitkä riskit teidän urakassanne ovat aidosti mahdollisia ja kuinka niitä pyritään hallitsemaan.

Materiaalit

Myös materiaaleihin ja tarvikkeisiin liittyy huomioon otettavia riskejä. Saatavuuteen liittyvät ongelmat ja myös suuret hinnankorotukset ovat viime aikana tuottaneet monille päänvaivaa.

Materiaalien tilaamiseen ja paikalleen asentamisen välillä on pitkä ketju tavaran saatavuudesta, oikea-aikaisesta toimituksesta, kuljetuksesta, vastaanotosta aina säilytykseen ja asentamiseen saakka. Onko materiaali sitä, mitä on tilattu, voiko materiaali vaurioitua työmaalla säilyttäessä tai liittyykö niihin vaikkapa varkaus- tai ilkivaltariski.

Jos urakkaan sisältyy tällaisia riskejä, niille on syytä laatia toimintaohjeet ja kuvata ne lyhyesti myös laatusuunnitelmaan.

Aikatauluun ja työvaiheiden hallintaan liittyvät riskit

Liian tiukka aikataulutus johtaa usein tilanteeseen, jossa työn suorittamisen nopeus menee laadun edelle. Nopeuden lisääntyessä inhimillisten virheiden määrän lisäksi kasvaa myös tapaturmariski. Työvaiheissa suurimmat riskit kohdistuvat laatuun ja työturvallisuuteen.

Laatusuunnitelmaan ei sisällytetä koko työvaihesuunnitelmaa. Yhteistyön kannalta on olennaista tuoda esille, miten suunnitelma toteutetaan ja mitä asioita siinä huomioidaan. Laatusuunnitelmaan kirjataan, millä tavalla urakan suunnittelussa huomioidaan työvaiheiden järjestys ja kuinka paljon aikaa eri vaiheet vaativat. Työvaiheiden hallinnan näkökulmasta on myös tärkeää kuvata, kuinka henkilöstöresurssit ja tarvittavien koneiden, työvälineiden ja materiaalien saatavuus on suunnitelmassa ja aikataulussa huomioitu.

Työvaihesuunnitelmaan kannattaa merkitä myös tarkastuspiste – eli millaisin toimenpitein voidaan todeta työvaihe suoritetuksi. Tällöin virheet tunnistetaan ajoissa, ilman että joudutaan tekemään korjauksia.

Miten työvaiheet tulisi kirjata laatusuunnitelmaan?

Työvaiheet kannattaa kirjata laatusuunnitelmaan siten, että aluksi kuvataan lyhyesti työvaiheen päätarkoitus – eli miksi urakka sisältää kyseisen vaiheen.

Seuraavaksi kannattaa kuvata laadunvarmistuskeinot:

• Mitkä ovat ne edellytykset, jotta työvaihe voidaan aloittaa?
• Mitä tehdään, missä järjestyksessä tehdään?
• Miten tehdään, kuka tekee?
• Miten dokumentoidaan?
• Kuinka olosuhteita hallitaan?
• Miten suoritetaan työvaihekohtainen itselle luovutus, ennen kuin voidaan siirtyä seuraavaan työvaiheeseen?
• Miten toimitaan, jos tehty työ ei läpäise laadunvarmistusta?

Lopuksi on hyvä listata ne asiakirjat, joita käytetään, muodostetaan tai täytetään kyseisessä työvaiheessa. Työvaiheisiin liittyy myös erilaisia työturvallisuusriskejä, joiden menettelytapoja kannattaakin kuvata työvaihekohtaisesti. Huomioi myös mahdolliset ympäristöriskit.

Työvaiheisiin kohdistuvista riskeistä esimerkkinä tapaus, jossa kalusteasennusten jälkeen huomataan, että edellisen vaiheen tarvittavia sähkö- ja putkitöitä ei ole vielä tehty. Kalusteiden purku ja uudelleen asentamiseen kuluvan ylimääräisen ajan lisäksi riskinä on myös kalusteiden vaurioituminen. Onko itsellesi tullut vastaavia tapauksia matkan varrella?

Laatusuunnitelma huomioi lisä- ja muutostöiden riskit

Hyvästä suunnittelusta huolimatta, usein urakan aikana ilmenee jotain yllättävää. Esimerkiksi purkuvaiheessa voi löytyä jotain uutta, joka vaikuttaa työsuunnitelmiin poikkeavasti. Toimintaan nämä riskit voivat lisätä aikataulumuutoksia tai lisäkustannuksia. Jos asiakas ei ole itse tietoinen siitä, että lisä- ja muutostöitä voi esiintyä, voi muutokset helposti laskea asiakkaan kokemaa laatukäsitystä työstänne.

Yllätyksiin on siis tärkeä varautua myös laatusuunnitelmaa tehdessä. Kokemuksen kautta teillä on varmasti jo tiedossa kriittisiä vaiheita, joissa yllätyksiä voi esiintyä. Nämä kannattaa näkyville laatusuunnitelmaan.

Kannattaa myös kirjata näkyväksi menettely- ja toimintatavat, miten toimitaan asiakkaan ehdottamissa muutos- ja lisätöissä. Viestintä ja päätöksenteko ovat näissä tilanteissa keskeisessä roolissa. Oleellista on, ettei jäädä tehottomasti arpomaan ja virpomaan, miten nyt tulisi toimia. Pahimmassa tilanteessa on epäselvää, kuka hoitaa muutostöiden kustannukset.

Työn valvonta ja poikkeamatilanteiden hallinta

Laatusuunnitelmaan kuvataan työn valvonnan menettelytavat. Myös poikkeamatilanneprosessi kuvataan lyhyesti – miten niistä viestitään sisäisesti ja tilaajan suuntaan, kuinka tehdään korjaavat toimenpiteet ja miten todetaan, että poikkeama on hallinnassa? 

Tilaajalle tulee paljon rauhallisempi mieli, jos he tietävät, että teillä on tehokas prosessi työn valvontaan sekä poikkeamatilanteiden hallintaan – koska nämä ovat taas urakan kestoon, kustannuksiin sekä molempien maineeseen liittyviä riskejä.  

Urakkaan liittyvä dokumentaatio

Urakan laatusuunnitelmaan kuuluu myös dokumenttihallinta.

On aika tavanomaista, että välillä käyttöön eksyy vanha versio piirustuksista tai muusta asiakirjasta. Laatusuunnitelmaan kuvataan myös ne tavat, kuinka varmistetaan, että käytössä on aina uusimmat versiot asiakirjoista, kuinka eri asiakirjat säilytetään ja kenelle ne ovat saatavilla.

Sen lisäksi että on viralliset urakka-asiakirjat, niin laadun- ja riskienhallinnan toiminnasta syntyy myös asiakirjoja. Ne on hyvä luetteloida, jotta laadusta vastaava henkilö voi tarkistaa urakan kuluessa, että kaikki on asianmukaisesti käytetty ja täytetty.

Asiakaspalautteet ja jatkuva kehittäminen

Urakoinnissa on tyypillisesti useita asiakkaita kuten työn tilaaja ja loppukäyttäjä. Asiakkailla voi olla erilaisia näkemyksiä, millainen toiminta täyttää laadukkaan toiminnan tai lopputuotoksen kriteerit.

Laatusuunnitelmaan kannattaakin kuvata tavat, kuinka tilaaja, asukkaat tai naapurusto voivat antaa palautetta. Tärkeää on myös kuvata, kuinka palaute käsitellään. Asiakkaiden antaman palautteen perusteella on mahdollisuus kehittää omaa toimintaa ja parantaa omaa imagoa.

Kuulostaako urakan laatusuunnitelman laadinta työläältä?

Jos olet sitä mieltä, että laatusuunnitelma olisi hyvä olla, mutta teillä ei tähän hätään ole sellaisen kirjoittamiseen aikaa –  me olemme täällä sitä varten. Jätä yhteystietosi tästä, palaamme asiaan yhden vuorokauden kuluessa.

Alta linkistä pääset tutustumaan paremmin palveluumme Urakoitsijan upea laatusuunnitelma.