Process of the processes – mitä prosessien kuvaaminen tarkoittaa?
Sukella prosessien kuvaamisen jännittävään maailmaan! Kaikissa yrityksissä on yhtäaikaisesti käynnissä useita prosesseja. Esimerkkinä tarjousprosessi, myyntiprosessi, laskutusprosessi, rekrytointiprosessi, tuotantoprosessi, toimitusprosessi – ja paljon muita. Prosessien toimivuudesta ovat vastuussa kaikki prosessin suunnitteluun ja toteutukseen osallistuvat tahot, eli koko yrityksen henkilökunta.
Joskus pienikin kivi prosessikengässä saattaa hiertää yrityksen toimintaa isommassa kuvassa. On aika tarkastella siis prosessien kuvaamista ja kehittämistä, jatkuvaa parantamista ja työkaluja selkeälle prosessien kuvaamiselle. Artikkelin ensimmäisessä osassa tarkastellaan prosessien kuvaamisen alkua, eli prosessin määrittelyä, toisessa osassa pureudutaan tarkemmin itse kuvaamiseen sekä siihen, mitä muutostarpeiden tunnistamisen jälkeen tapahtuu.
Prosessien kuvaaminen tuo esille tarvittavat resurssit ja roolit
Erilaisissa prosesseissa tarvitaan erilaisia resursseja. Resurssien määrittely riippuu paljon siitä, mistä näkökulmasta prosessia kuvataan. Prosessin kuvaaminen voi kohdistua aivan uuteen prosessiin, jolloin kaikki roolit ovat uusia, tai sitten olemassa olevan prosessin kehittämiseen, jossa jotkin roolit saattavat olla jo ennalta sovittuja. Resursseilla kuitenkin tarkoitetaan prosessikehitykseen käytettävän rahan lisäksi muita tekemistä mahdollistavia asioita.
Prosessien kuvaamisen alkuvaiheessa on hyvä selvittää millaisissa rooleissa ja millaisella osaamisella varustettuja henkilöitä tarvitaan. Muita resursseja ovat esimerkiksi tietojärjestelmät, tilat, koneet ja laitteet sekä materiaalit ja työkalut.
Mikä se rooli on?
Rooli on kuvaus siitä, mitä työtehtäviä ja toimia kuhunkin rooliin kuuluu. Roolitusta kannattaa hyödyntää sellaisten prosessien kehittämisessä, missä kuvataan ihmisten toimintaa. Samanaikaisesti kun rooleja mietitään, on hyvä miettiä tarkasti myös eri roolien tehtävänkuvaukset. Tällä pyritään välttämään sitä, että prosessista löytyy tehtäviä rooleille, mutta kukaan henkilöstöstä ei tunnista kuuluvansa mihinkään rooliin.
Yksi henkilö voi toimia vuorotellen useammassa roolissa, mikä on hyvin tyypillistä pienemmissä yrityksissä. Roolitus voi myös kallistua päälaelleen, jolloin yhtä ja samaa roolia saattaa hoitaa useampi henkilö. Tämä taas on tyypillisempää suuremmissa yrityksissä. Kun roolitus otetaan avuksi prosessien kuvaamisessa, se skaalautuu yrityksen kasvun mukana, eikä sitä tarvitse olla päivittämässä jokaisen henkilövaihdoksen jälkeen.
Aseta prosessille mitattavat ja selkeät tavoitteet
Kun kaikki resurssit ja eri sidosryhmien sekä asiakkaiden vaatimukset ja tarpeet on tunnistettu, asetetaan prosessille tavoitteet. Prosessi on suoritettavien aktiviteettien sarja, mikä tuottaa ennalta määrätyn, halutun lopputuloksen. Tavoitteet kannattaa määritellä asiakkaalle tuotettavana hyötynä, jolloin niistä tulee konkreettisempia. Asetettavia tavoitteita voidaan ajatella myös laatulupauksina. Mitä hyvää haluamme tuottaa tämän prosessin avulla?
Lähes minkä tahansa tavoitteiden asettamiseksi toimivat SMART-kriteereiden avulla luodut tavoitteet, jotka vastaavat kysymyksiin: mikä tavoite, mikä mittari, milloin ja kuka, mitä olemassa olevilla resursseilla voidaan saavuttaa ja mitä lisäarvoa prosessin kehittäminen tuo. Omaa prosessia kannattaa yrittää istuttaa kuvassa näkyviin kysymyksiin. Aloita pienistä palasista, mitkä sinun on helppo hahmottaa.
Prosessin kuvaaminen asiakkaalle
Jos halutaan osoittaa asiakkaalle, mitä prosessin päävaiheisiin kuuluu, se tulisi tehdä kiinnostavalla tavalla selkeästi ja visuaalisesti helppolukuiseksi. Erittäin hyvä prosessikuvaamisen keino tällaisessa tilanteessa on infografiikan hyödyntäminen. Visuaalisesti näyttävällä tavalla saadaan asiakkaalle esitettyä prosessin tärkeimmät pääkohdat. Vaikka lopullinen prosessikuvaus tehtäisiin tällä tavoin, on silti kannattavaa tehdä taustalle myös yksityiskohtaisempi kuvaus, mitä voi hyödyntää muiden kohderyhmien kanssa.
Eri prosessien keskinäiset suhteet
Erittäin tärkeä prosessikuvaamisen osa on esittää helpolla tavalla, miten erilaiset prosessit vaikuttavat muihin olemassa oleviin prosesseihin. Kun halutaan hahmottaa eri toimintojen linkittymistä toisiinsa ja tunnistaa eri tiimien tai osastojen riippuvuuksia toisiinsa kannattaa kuvaus tehdä myös visuaaliseen muotoon, esimerkiksi vuokaavioksi. Vuokaavio toimii siksi hyvin, että siihen saadaan näkyväksi prosessin kannalta oleelliset roolit (tiimit tai osastot), heidän ydinprosessinsa, asiakas ja keskinäiset riippuvuudet.
Tietojärjestelmän käyttöönottoprosessi
Sellaisten tietojärjestelmien kanssa, joissa ei työnkulkuja ole ollenkaan sisäänrakennettuna, vaan ne räätälöidään, yritys joutuu itse suunnittelemaan halutut työnkulut. Tällaisessa tilanteessa halutaan määritellä, mitä tietojärjestelmän tulee osata tehdä ja määrittely kannattaa tehdä tarkimmalla mahdollisella tasolla. Tällaisessa tilanteessa hyvä keino on tehdä esimerkiksi tarkka ohjekirja henkilöstölle, minkä askeleita noudattamalla uuden tietojärjestelmän käyttöönotto helpottuu.
Perehdytysmateriaali uusille työntekijöille
Kun uusi työntekijä on perehtymässä tehtäviinsä, on kuvaamisen avainsanoja monipuolisuus ja helppolukuisuus. Perehdytysmateriaali kannattaa suunnitella ohjeistuksiltaan moneen erilaiseen muotoon, kun halutaan esittää selkeästi mitä prosessissa tapahtuu ja millaisia aktiviteetteja se sisältää. Ihmiset ovat kaikki yksilöitä ja erilaisia oppijoita. Toiset hahmottavat parhaiten visuaalisia materiaaleja, jolloin vuokaavio on oivallinen tapa esittää prosessien kulku. Toiset ihmiset sisäistävät asioita lukemalla, jolloin työohje palvelee heitä hyvin. Uudelle työhön oppijalle voi tehdä työnkulusta ja prosessiin liittyvistä asioista myös videokirjaston ja paketoida vaikkapa verkkokurssiksi.
Sisäisen viestinnän tueksi
Erityisesti isommissa organisaatioissa saatetaan usein olla sellaisen ongelman äärellä, että tiimit eivät keskenään ole tietoisia toistensa työtehtävistä ja läpinäkyvyys tiimien välillä on olematonta. Jos halutaan lisätä eri tiimien tai osastojen ymmärrystä yrityksessä tapahtuvista toiminnoista, kannattaa avata vireillä oleva prosessi esimerkiksi visuaaliseksi vuokartaksi ja esitellä se muille tiimeille. Sidosryhmien tunnistaminen ja heidän odotuksiensa ymmärtäminen on prosessien kuvaamisen akilleenkantapää ja se oireilee juuri siten, että ei ymmärretä oman työn vaikutusta toisten työhön.
Samassa organisaatiossa työskentelevien tiimien välinen avoimuus on tärkeää. Siksi hyvänä vinkkinä onkin esitellä heille pääasiat prosessin toiminnasta ja erityisesti yhtymäkohdat – miten kenenkin tekeminen vaikuttaa toisen tekemiseen. Yhdessä tekemisen tuntua tulee myös vaikuttamisen mahdollisuudesta. Anna mahdollisuus palautteenantoon ja kehitystyöhön ennen varsinaista prosessin käyttöönottoa.
Seuraavat askeleet prosessien kuvaamisessa
Miten prosessikuvaamiseen tarkoitetut erilaiset työkalut toimivat, miten prosessin kuvaamisessa ja kehittämisessä pääsee oikeasti alkuun ja mikä tärkeintä – mitä prosessin kuvaamisen jälkeen tapahtuu? Seuraavassa blogitekstissä jatkamme näillä aiheilla! Seuraa aktiivisesti kanaviamme sosiaalisessa mediassa – nostamme prosessikuvauksen ja kehittämisen vinkkejä esiin, kerromme uusista blogijulkaisuista ja kutsumme sinut pian mukaan oppimaan prosessien kuvaamista käytännössä!
Kuinka tarkasti prosessi kuvataan ja kenelle?
Tähän mennessä suurin osa prosessin kuvaamiseen liittyvistä asioista on määritelty. Hienoa! Lopulta on aika päättää, kuinka tarkasti prosessi tulisi kuvata, ennen kuin sitä lähdetään toteuttamaan. Aivan artikkelin alussa pohdimme, mitä tarkoitusta varten prosessia oltiin kuvaamassa. Tässä vaiheessa tarkoitus kannattaa pitää tiukasti mielessä ja palata näihin tarpeisiin sekä tarkastella kuvaamisen menetelmiä siitä näkökulmasta kenelle prosessia kuvataan. Seuraavat esimerkit ohjeistavat, milloin on tärkeää kuvata prosessit visuaalisesti ja yksinkertaisesti, ja milloin saatetaan tarvita selittävämpää kuvaustapaa.
Asiasisältö ja taustatyö: Annika Laamanen
Toimitus ja sisällöntuotanto: Riina Kruut
Työpaja ja fasilitointi – oivalluttamisen keinoja työyhteisöön!
Kuinka johdan prosesseja tiedolla OSA 3
